از چک های دستی خسته شده اید؟ امروز با دقت خودکار انجام دهید

بررسی های دستی اغلب تا زمانی که حجم کار افزایش یابد قابل کنترل به نظر می رسند. یک تیم ممکن است هر روز همان فیلدها، پرونده ها یا سوابق را بررسی کند. کار زمان می برد، توجه پس از انجام کارهای مکرر کاهش می یابد، و خطاهای کوچک می توانند بدون توجه به آن بگذرند. من این اتفاق را با بررسی فاکتورها، بررسی فرم ها، به روز رسانی موجودی و اعتبارسنجی داده های مشتری دیده ام. اتوماسیون می‌تواند حجم کاری معمول را کاهش دهد، اما زمانی بهترین کار را انجام می‌دهد که فرآیند واضح باشد و بررسی‌های مناسب انتخاب شوند. ## با کار شروع کنید، نه با ابزاری که با فهرست کردن هر مرحله از فرآیند بررسی فعلی شروع می کنم. برای هر مرحله می پرسم: - چه اطلاعاتی باید بررسی شود؟ - چه چیزی به عنوان یک خطا محسوب می شود؟ - کدام موارد از همین قاعده پیروی می کنند؟ - کدام موارد نیاز به قضاوت انسان دارند؟ - بعد از پیدا شدن مشکل چه اتفاقی می افتد؟ - فرآیند چند بار اجرا می شود؟ این بررسی ساده اغلب نشان می دهد که تنها بخشی از کار نیاز به اتوماسیون دارد. ممکن است یک تیم برای مدیریت کامل فرآیند نیازی به سیستم نداشته باشد. ورود خودکار داده ها، تشخیص تکراری، یا هشدارهای میدان گم شده ممکن است برای کاهش کارهای تکراری کافی باشد. ## چک هایی را انتخاب کنید که از قوانین واضح پیروی می کنند اتوماسیون برای کارهایی با شرایط تکرارپذیر مناسب است. مثال‌ها عبارتند از: - بررسی خالی بودن فیلدهای الزامی - مقایسه دو مجموعه از اعداد - یافتن سوابق مشتری تکراری - علامت‌گذاری فاکتورهای بالاتر از مقدار تعیین‌شده - تأیید اینکه یک تاریخ از قالب لازم پیروی می‌کند - تطبیق کدهای محصول با لیست تایید شده - ارسال اخطاریه زمانی که یک سند وجود ندارد آزمایش یک قانون واضح آسان‌تر است. یک دستورالعمل مبهم مانند "این را با دقت بررسی کنید" برای خودکار کردن ایمن دشوارتر است. من ترجیح می‌دهم این دستورالعمل را به قوانین کوچک‌تری تبدیل کنم: - شماره فاکتور را بررسی کنید - نام تامین‌کننده را مقایسه کنید - مبلغ مالیات را تأیید کنید - کل را با اقلام خط مطابقت دهید - موارد غیرعادی را برای یک شخص ارسال کنید. این ساختار حفظ گردش کار را آسان‌تر می‌کند. ## در جایی که قضاوت اهمیت دارد، بازبینی انسانی را حفظ کنید. اتوماسیون نباید افراد را از هر تصمیمی حذف کند. برخی از سوابق نیاز به زمینه دارند. پرداخت ممکن است به دلیل یک تامین کننده جدید، یک قرارداد خاص یا یک رویداد تجاری یک بار غیرعادی به نظر برسد. فرم مشتری ممکن است شامل یک استثنا معتبر باشد که با الگوی استاندارد مطابقت ندارد. یک راه‌اندازی عملی از دو مسیر استفاده می‌کند: مسیر خودکار: رکوردهایی که همه قوانین تایید شده را رعایت می‌کنند در طول فرآیند ادامه می‌یابند. مسیر بررسی: سوابق با داده های از دست رفته، مقادیر غیرمعمول یا نتایج نامشخص به یکی از اعضای تیم می رسد. این رویکرد به کاهش کار دستی کمک می‌کند و در عین حال فرد را درگیر می‌کند، زمانی که موقعیت مستلزم قضاوت است. ## گردش کار را در مراحل کوچک بسازید یک گردش کار اتوماسیون ساده ممکن است به این صورت باشد: 1. فایل، فرم، یا ضبط را جمع آوری کنید. 2. بررسی کنید که آیا اطلاعات مورد نیاز موجود است یا خیر. 3. داده ها را با قوانین مصوب مقایسه کنید. 4. سابقه را به عنوان پذیرفته شده، رد شده یا نیاز به بررسی علامت بزنید. 5. هنگامی که مشکلی پیدا شد یک هشدار ارسال کنید. 6. نتیجه را برای گزارش بعدی ذخیره کنید. 7. به یکی از اعضای تیم اجازه دهید قانون را در صورت نیاز به روز کند. من توصیه می کنم قبل از استفاده از آن در کار جدید، گردش کار را با رکوردهای قدیمی آزمایش کنید. یک مجموعه آزمایشی باید شامل موارد عادی، موارد ناقص، ورودی های تکراری و نمونه های غیر معمول باشد. هدف این نیست که هر رکوردی را پاس کنیم. هدف این است که ببینیم آیا سیستم همان تصمیمی را می گیرد که یک بازبین با تجربه می گیرد یا خیر. ## مثال: بررسی فاکتور یک شرکت توزیع کوچک را تصور کنید که هر ماه 300 فاکتور دریافت می کند. یکی از کارکنان هر فاکتور را به صورت دستی بررسی می کند. این بررسی شامل جزئیات تامین‌کننده، شماره فاکتور، تاریخ، ارزش مالیاتی و مجموع است. شرکت نیازی به خودکارسازی هر تصمیم حسابداری ندارد. می‌تواند با گردش کار کوچک‌تری آغاز شود: - فاکتورها را بدون شماره فاکتور علامت‌گذاری کنید - شماره‌های مکرر صورت‌حساب را شناسایی کنید - کل را با مقادیر اقلام مقایسه کنید - تامین‌کنندگانی را که در لیست تایید شده نیستند را شناسایی کنید - فاکتورهای نامشخصی را برای تیم مالی ارسال کنید - دلیل هر پرچم را ثبت کنید. تیم مالی همچنان استثناها را بررسی می‌کند. صورت‌حساب‌های معمولی در مسیر کوتاه‌تری حرکت می‌کنند، در حالی که سابقه هر تصمیم برای بررسی در دسترس است. ## نتیجه را با داده های مفید اندازه گیری کنید اتوماسیون باید پس از راه اندازی بررسی شود. من اقداماتی مانند: - میانگین زمان بررسی - تعداد سوابق بررسی شده به صورت دستی - تعداد هشدارهای اشتباه - تعداد مشکلات از دست رفته - زمان صرف شده برای تصحیح نتایج اتوماسیون - بازخورد کارکنان در مورد گردش کار اگر سیستم خطاهای جدید زیادی ایجاد کند حجم کار دستی کمتر کافی نیست. یک گردش کار مفید باید روند پیگیری را آسان‌تر کند و به تیم راهی واضح برای اصلاح مشکلات بدهد. ## محافظت از داده ها و دسترسی قبل از اتصال سوابق تجاری به یک سیستم اتوماسیون، بررسی می کنم که چه کسی می تواند اطلاعات را مشاهده، ویرایش و صادر کند. گردش کار باید از کنترل های دسترسی مناسب، اتصالات امن و یک خط مشی حفظ روشن استفاده کند. داده های حساس مشتری یا کارمند نیاز به مراقبت بیشتری دارد. تیم ها باید بدانند که کدام اطلاعات وارد سیستم می شود و نتایج در کجا ذخیره می شوند. اتوماسیون تنها زمانی در زمان صرفه جویی می کند که از مدیریت داده های مسئول نیز پشتیبانی کند. ## بهبود فرآیند در طول زمان قوانین تغییر می کنند. لیست محصولات به روز می شود، تامین کنندگان تغییر می کنند و فرم های کسب و کار تجدید نظر می شوند. گردش کاری که در این ماه به خوبی کار می کند ممکن است بعداً نیاز به تنظیم داشته باشد. من یک نقطه بازبینی منظم برای بررسی تنظیم کردم: - انواع جدید خطاها - هشدارهای اشتباه مکرر - قوانین قدیمی - مراحل تایید استفاده نشده - بازخورد از افرادی که موارد استثنا را مدیریت می کنند بهترین اتوماسیون یک راه اندازی یکباره نیست. این یک فرآیند کاری است که با نحوه عملکرد تیم مرتبط می ماند. بررسی دستی هنوز جای خود را دارد. تکرار همان بررسی در صدها رکورد ممکن است بهترین استفاده از زمان یک فرد نباشد. یک رویکرد بهتر، خودکار کردن قوانین واضح، بررسی انسانی برای موارد نامشخص و اندازه‌گیری نتایج با داده‌های صادقانه است. هنگامی که فرآیند کوچک، آزمایش شده و تنظیم آسان باشد، اتوماسیون به جای سیستم دیگری برای مدیریت، به یک پشتیبانی عملی برای تیم تبدیل می شود.

بسیاری از تیم ها برای کارهایی که هر روز از یک الگوی مشابه پیروی می کنند وقت خود را از دست می دهند. کپی کردن داده‌ها بین ابزارها، بررسی جزئیات سفارش، ارسال به‌روزرسانی‌های وضعیت، و ایجاد گزارش‌ها در ابتدا قابل مدیریت است. با افزایش حجم کار، ردیابی خطاهای دستی کوچک سخت تر می شود. من از اتوماسیون ساده برای انجام کارهای تکراری استفاده می کنم و در عین حال افراد را در جایی که قضاوت لازم است درگیر می کنم. هدف حذف هر مرحله دستی نیست. هدف این است که کارهای قابل اجتناب را کاهش داده و مرور هر فرآیند را آسان تر کند. با یک فرآیند شروع کنید من به دنبال کارهایی می گردم که دارای: - شروع و پایان واضح - مراحل تکرار شونده - فیلدهای داده یکسان - قوانین ساده برای اقدام بعدی - رکوردی که می توان بعداً بررسی کرد. اعلان سفارش یک مثال خوب است. هنگامی که یک مشتری سفارشی را ارسال می کند، سیستم می تواند شماره سفارش را ثبت کند، وضعیت پرداخت را بررسی کند، یک ایمیل تأیید ارسال کند و به تیم انجام هشدار دهد. یک کار با بسیاری از استثنائات ممکن است قبل از اضافه شدن اتوماسیون نیاز به بررسی انسانی داشته باشد. شروع با یک فرآیند کوچک و پایدار به من کمک می کند تا بدون تغییر کل عملیات، جریان کار را آزمایش کنم. نقشه گردش کار فعلی قبل از راه اندازی اتوماسیون، آنچه را که اکنون اتفاق می افتد، یادداشت می کنم. برای درخواست مشتری، فرآیند ممکن است به این صورت باشد: 1. پیامی از طریق ایمیل یا فرم تماس دریافت می‌شود. 2. یکی از اعضای تیم درخواست را می خواند. 3. درخواست به صفحه گسترده یا میز کمک اضافه می شود. 4. پیام به شخص مناسب ارسال می شود. 5. مشتری یک پاسخ دریافت می کند. 6. تیم نتیجه را ثبت می کند. این نقشه می‌تواند ورود داده‌های مکرر، ارسال‌های از دست رفته و مراحلی را نشان دهد که بستگی به این دارد که یک نفر به خاطر بیاورد که چه کاری انجام دهد. همچنین نشان می دهد که کدام قسمت ها باید تحت کنترل انسان بمانند. قوانین واضح تنظیم کنید اتوماسیون زمانی بهترین کار را انجام می دهد که قوانین به راحتی قابل درک باشند. یک گردش کار ممکن است از قوانینی مانند موارد زیر استفاده کند: - اگر فرم شامل یک شماره سفارش است، درخواست را به رکورد سفارش پیوست کنید. - اگر پیام حاوی سوال تحویل است، آن را به صف ارسال ارسال کنید. - در صورت عدم وجود اطلاعات مورد نیاز، جزئیات گم شده را از مشتری بخواهید. - اگر درخواست با شرایط بازپرداخت مطابقت دارد، آن را برای بررسی کارکنان ارسال کنید. قوانین واضح به جلوگیری از حدس زدن سیستم کمک می کند. من از دستورالعمل‌های گسترده‌ای مانند «بررسی تمام پیام‌های مشتری» اجتناب می‌کنم. یک دستورالعمل مفیدتر توضیح می‌دهد که چه داده‌هایی باید بررسی شوند، چه اقداماتی باید انجام شود، و چه زمانی یک فرد باید وارد عمل شود. یک نقطه بازبینی نگه دارید، هر کاری نباید بدون نظارت اجرا شود. من معمولاً زمانی که فرآیند شامل موارد زیر است، یک نقطه بازبینی اضافه می‌کنم: - بازپرداخت یا تغییر حساب - اطلاعات شخصی - درخواست‌های مشتری نامشخص - فعالیت پرداخت غیرمعمول - پیام‌هایی که ممکن است بر رابطه با مشتری تأثیر بگذارد به عنوان مثال، اتوماسیون می‌تواند جزئیات بازپرداخت را جمع‌آوری کند و پرونده‌ای را برای بررسی آماده کند. پس از آن یکی از کارکنان می تواند درخواست را قبل از بازگرداندن پول تأیید کند. این کار روتین را در حرکت نگه می دارد در حالی که تصمیمات حساس را به فرد مناسب واگذار می کند. از بررسی های ساده برای دقت استفاده کنید اتوماسیون می تواند یک خطا را به همان راحتی تکرار کند که می تواند یک عمل صحیح را تکرار کند. من چک‌ها را قبل از اینکه جریان کاری فعال شود اضافه می‌کنم. بررسی‌های مفید عبارتند از: - فیلدهای الزامی خالی نیستند - آدرس‌های ایمیل از فرمت معتبری استفاده می‌کنند - اعداد سفارش با سوابق مشتری مطابقت دارد - ورودی‌های تکراری علامت‌گذاری شده‌اند - اقدامات ناموفق ایجاد یک هشدار - هر مرحله تکمیل‌شده دارای زمان و وضعیتی است. مالک می‌تواند فهرست روزانه از به‌روزرسانی‌های ناموفق، آدرس‌های گمشده یا سفارش‌های تکراری را مرور کند. این روش کار دستی را بدون پنهان کردن مشکلات در داخل سیستم صرفه جویی می کند. تست با موارد عادی و غیرعادی من قبل از اینکه به آن اجازه بدهم هر درخواستی را انجام دهد، گردش کار را با مثال های فرآیند واقعی آزمایش می کنم. یک مجموعه آزمایشی ممکن است شامل موارد زیر باشد: - یک سفارش عادی - یک سفارش با یک شماره تلفن گم شده - یک فرم تکراری ارسال شده - یک مشتری که یک سوال خارج از قوانین تعیین شده می پرسد - یک اتصال ناموفق بین دو ابزار حالت عادی نشان می دهد که آیا مسیر اصلی کار می کند یا خیر. موارد غیرمعمول نشان می دهد که در کجا نیاز به بررسی انسانی است. من همچنین پیامی را که مشتری دریافت می کند بررسی می کنم. اگر جمله بندی مبهم باشد یا زمان بندی اشتباه باشد، گردش کار از لحاظ فنی صحیح همچنان می تواند سردرگمی ایجاد کند. اندازه‌گیری کارهایی که تغییر کرده است من چند نکته ساده را دنبال می‌کنم: - زمان صرف شده برای کار قبل و بعد از اتوماسیون - تعداد اصلاحات دستی - تعداد اقدامات ناموفق - زمان پاسخگویی برای مشتریان - درخواست‌هایی که نیاز به بررسی کارکنان دارند این جزئیات به من کمک می‌کند تصمیم بگیرم که آیا گردش کار مفید است یا خیر. فرآیندی که در زمان صرفه جویی می کند، اما اصلاحات زیادی ایجاد می کند، ممکن است به قانون بهتر یا دامنه کوچکتری نیاز داشته باشد. بهبود یک مرحله در یک زمان هنگامی که یک گردش کار پایدار است، آن را با افرادی که از آن استفاده می کنند بررسی می کنم. آنها اغلب متوجه مشکلاتی می شوند که صفحه راه اندازی نشان نمی دهد. یکی از اعضای تیم ممکن است متوجه شود: - یک اعلان خیلی زود می رسد - یک برچسب به سختی درک می شود - دو سیستم نام های مختلف مشتریان را ذخیره می کنند - مشتری پیام های زیادی دریافت می کند - یک مرحله تایید دستی فاقد اطلاعات کافی است. من گردش کار را بر اساس این مشاهدات به روز می کنم. آزمایش و توضیح تغییرات کوچک آسان تر از طراحی مجدد بزرگ است. اتوماسیون باید از کار واضح پشتیبانی کند، نه اینکه یک فرآیند گیج کننده را بپوشاند. وقتی مراحل را تعریف می‌کنم، قوانین عملی را تنظیم می‌کنم، نکات مروری را اضافه می‌کنم و نتایج را بررسی می‌کنم، می‌توانم تلاش‌های مکرر را کاهش دهم و در عین حال دقت را نمایان کنم. بهترین گردش کار جریانی نیست که بیشترین خودکار را داشته باشد. این ابزاری است که کارهای معمول را به طور قابل اعتماد انجام می دهد، نشان می دهد که چه زمانی چیزی نیاز به توجه دارد و به افراد اطلاعات کافی برای تصمیم گیری صحیح می دهد.

وقتی هر بررسی به یادداشت های کاغذی، فایل های پراکنده یا حافظه بستگی دارد، شکاف های کوچک می تواند کل تیم را کند کند. میدان از دست رفته، عکس نامشخص یا گزارش تاخیری ممکن است منجر به تکرار کار و پیگیری بیشتر شود. من یک فرآیند بررسی را ترجیح می دهم که افراد را از طریق هر کار بدون اضافه کردن مراحل غیر ضروری راهنمایی کند. گردش کار دیجیتالی مناسب می تواند به تیم ها کمک کند تا از یک چک لیست استفاده کنند، شواهد واضح را ثبت کنند و نتایج را از یک مکان بررسی کنند. یک بررسی عملی معمولاً این مسیر را دنبال می کند: - باز کردن چک لیست اختصاص داده شده - بررسی هر مورد مورد نیاز - ثبت نتیجه با یادداشت یا عکس - علامت گذاری مسائل برای پیگیری - ارسال رکورد تکمیل شده به فرد مناسب این ساختار به کاهش موارد نادیده گرفته شده کمک می کند. همچنین به مدیران دید واضح تری از آنچه بررسی شده و آنچه هنوز نیاز به توجه دارد می دهد. تصور کنید یک تیم ملکی چندین واحد را در یک روز بازرسی می کند. با فرم‌های کاغذی، یک نفر ممکن است «آسیب به دیوار» بنویسد در حالی که دیگری عکسی بدون مکان اضافه می‌کند. سپس مدیر باید قبل از ترتیب دادن تعمیرات سؤالات بیشتری بپرسد. یک چک لیست دیجیتال هدایت‌شده می‌تواند اتاق، نوع شماره، توضیحات و عکس را در همان نقطه از فرآیند درخواست کند. وقتی تیم بعداً آن را بررسی می‌کند، درک آن آسان‌تر می‌شود. من همچنین به دنبال راه‌های ساده‌ای برای دقیق‌تر کردن بررسی‌ها هستم: از فیلدهای واضح استفاده کنید هر سؤال باید یک نوع اطلاعات را بپرسد. یک فیلد برای شرط، یک فیلد برای یادداشت‌ها، و یک فیلد برای عکس‌ها می‌توانند رکوردها را آسان‌تر مقایسه کنند. تنظیم موارد الزامی فیلدهای الزامی می توانند به کاربران یادآوری کنند که مراحل کلیدی را قبل از ارسال چک انجام دهند. این به کاهش رکوردهای ناقص بدون اتکا به حافظه به تنهایی کمک می کند. افزودن شواهد عکس عکس ها می توانند زمینه ای را ایجاد کنند که یادداشت های کوتاه ممکن است از دست بروند. یک تصویر نزدیک می‌تواند مکان، وضعیت سطح یا برچسب تجهیزات مرتبط با مشکل را نشان دهد. دستورالعمل ها را کوتاه نگه دارید وقتی افراد نیازی به خواندن توضیحات طولانی برای کارهای روزمره ندارند، سریعتر کار می کنند. یک دستورالعمل کوتاه در کنار هر چک می تواند کاربران را راهنمایی کند و در عین حال اسکن صفحه را آسان کند. بررسی نتایج در یک مکان سابقه مشترک تشخیص مسائل باز، مقایسه بررسی‌های تکمیل‌شده و تعیین کار بعدی را آسان‌تر می‌کند. اعضای تیم می توانند زمان کمتری را صرف جستجوی پیام ها و فایل ها کنند. از گزارش هایی استفاده کنید که با گردش کار مطابقت دارند یک گزارش مفید باید تاریخ چک، فرد مسئول، نتیجه، یادداشت ها، تصاویر و اقدامات برجسته را نشان دهد. سوابق پاک از انتقال بهتر بین کارکنان میدانی، سرپرستان و مشتریان پشتیبانی می کند. سرعت نباید ناشی از عجله در چک لیست باشد. این باید از حذف تایپ مکرر، دستورالعمل های نامشخص و پیگیری قابل اجتناب ناشی شود. وقتی فرآیند بررسی را ارزیابی می‌کنم، سه سؤال می‌پرسم: 1. آیا یک عضو جدید تیم می‌تواند چک لیست را بدون کمک اضافی درک کند؟ 2. آیا یک مدیر می تواند بدون پرسیدن دوباره همان سؤالات، ببیند چه اتفاقی افتاده است؟ 3. آیا رکورد می تواند از اقدام بعدی مانند تعمیر، تأیید یا بررسی پشتیبانی کند؟ اگر پاسخ به هر سوالی منفی است، ممکن است گردش کار نیاز به یک تنظیم کوچک داشته باشد. فرم کوتاه تر، میدان واضح تر، یا نیاز به عکس بهتر می تواند تفاوت قابل توجهی در کار روزانه ایجاد کند. هر تیمی بررسی های متفاوتی دارد، از بازرسی تجهیزات و بازدید از محل تا بررسی موجودی و کنترل کیفیت. بهترین راه‌اندازی به جای اینکه افراد را مجبور به انجام مراحلی کند که به آن‌ها نیاز ندارند، وظیفه واقعی را منعکس می‌کند. یک بررسی منظم به افراد مسیر روشنی می دهد، سوابق ثابت تری ایجاد می کند و پیگیری را آسان تر می کند. زمانی که فرآیند با کار مطابقت داشته باشد، تیم ها می توانند بررسی ها را با اصطکاک کمتر و جزئیات بهتر انجام دهند. امروز با ما تماس بگیرید تا از jiadefu بیشتر بدانید: mr.gao@gatefourtop.com/WhatsApp 13777735857.

توماس اچ داونپورت و جیمز ای کوتاه 1990 مهندسی صنعتی جدید فناوری اطلاعات و فرآیند کسب و کار طراحی مجدد مایکل همر و جیمز چمپی 1993 مهندسی مجدد شرکت یک مانیفست برای انقلاب کسب و کار Parasuraman Valarie A Zeithaml و Arvind Malhotra 2000 E-Service کیفیت خدمات بین المللی برای Electronic Quality استانداردسازی 2015 الزامات سیستم های مدیریت کیفیت مؤسسه ملی استانداردها و فناوری 2020 کنترل های امنیتی و حریم خصوصی برای سیستم ها و سازمان های اطلاعاتی جیمز پی ووماک و دانیل تی جونز 2003 تفکر ناب، زباله ها را حذف کنید و در شرکت خود ثروت ایجاد کنید